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Software für Einrichtungen der Sozialwirtschaft

Monitor Ps

Klienten Informations- und Dokumentationssysteme für Einrichtungen die Betreuungsleistungen in den Bereichen SGB VIII, SGB IX und SGB XII erbringen.

Die Software verknüpft konsequent alle Bereiche Ihres Unternehmens und ermöglicht so die umfassende Dokumentation erbrachter Leistungen durch die Mitarbeiter sowie die sofortige Gewinnung entscheidender Controlling- und Managementinformationen.

Monitor Ps

Wir wissen was Sie in Ihrer täglichen Arbeit benötigen

weil wir ständig im Austausch mit unseren Kunden stehen

und neue Anforderungen in Monitor Ps umsetzen

Das finden Sie in Monitor Ps

Monitor Ps ist die Standardsoftware für sozialtherapeutischen Einrichtungen, unabhängig von der Betriebsgröße. Mit unseren Softwarelösungen erhalten Sie umfassenden Überblick und Kontrolle über alle Unternehmensbereiche. Betreuung, Pflege, Logistik, Instandhaltung, Finanzmanagement, Rechnungswesen und Lohnabrechnung inklusive Zeitwirtschaft werden in unserem System zusammengeführt. Dies bedeutet für Sie Transparenz und Effizienz im täglichen Geschäft und in der Kommunikation mit Ihren Klienten, Leistungsträgern und Partnern.

Monitor Ps ist modular aufgebaut und orientiert sich an den in einer sozialtherapeutischen Einrichtung üblichen Arbeitsabläufen und Datenbedürfnissen. Nachfolgend erhalten Sie einen ersten Einblick in einzelne Module und Funktionen von Monitor Ps die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit nutzen können. Hierbei handelt es sich selbstverständlich nur um einen kleinen Teil der im Programm enthaltenen Funktionalitäten.

Gern präsentieren wir Ihnen vor Ort das gesamte System mit allen Einzelheiten und beantworten Ihnen ebenfalls für alle Fragen rund um die Software

Erfolgsfaktor Ihrer Prozesse

Klienten Stammdaten

Stammdaten sind wesentliche Daten, die für den reibungslosen Ablauf von Betreuungssprozessen benötigt werden. Diese werden in der Regel nicht verändert, wie z.B. Schulbildung, Berufsweg oder Wohnsituation. Trotzdem unterliegen auch diese Daten einem Alterungsprozess. Somit haben auch Stammdaten ein gewisses „Gültigkeitsdatum“. Ausgangspunkt für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement sind die Fachabteilungen und die zuständigen BezugsbetreuerIn selbst.

Die Herausforderung: Fachabteilungen und Bezugsbetreuer sind keine IT-Profis. Was tun? Die Lösung: Stammdatenmanagement für jeden verständlich machen.

Ihr Nutzen: Vollständig und Richtig

  • BezugsbetreuerIn überprüfen auf Knopfdruck eigenständig die Qualität der Stammdaten
  • Einheitliches Verständnis aller Beteiligten durch abgestimmte Visualisierung sämtlicher Daten
  • Vereinheitlichung der Schreibweisen
  • Dubletten- und Plausibilitätsprüfung
  • Datenstrukturen harmonisieren
Daten vorbereiten und bereinigen

Datenmigration

Wird Monitor Ps neu in einer Einrichtung installiert so können bereits vorhandene Daten aus verschiedenen Quellen übernommen werden. Das Zusammenfassen der Daten aus verschiedenen IT-Systemen mit unterschiedlichen Datenstrukturen stellt in er Regel eine große Herausforderung dar.

Bevor die Daten in das neues System Monitor Ps übertragen werden, müssen sie unbedingt bereinigt werden. Ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Datenmigration / Datenintegration ist somit immer Datenqualität. Das Entfernen fehlerhafte Daten, Datenleichen und Dubletten sowie die Harmonisierung der Datenstruktur – das alles sind wesentliche Aufgaben einer Datenmigration / Datenintegration.

Ihr Nutzen: Wir erledigen das

  • Konsolidieren sämtlicher Datenquellen
  • Importieren von Daten in wenigen Sekunden
  • Datenqualitäts-Probleme werden auf Knopfdruck aufgedeckt
Nach den Vorgaben der Leistungsträger

Leistungsdokumentation

Die Form der benötigten Leistungsdokumentation wird durch den Leistungsträger vorgeschrieben. So werden in Abhängigkeit der unterschiedlichen Bundesländer, Kreise und Regionen sowohl einfache „Stundennachweise“ als auch „Kontaktdokumentationen“ gefordert. Von einer vereinheitlichten oder standardisierten Dokumentation erbrachter Leistungen kann keine Rede sein.

Die Bearbeitung der komplexen Dokumente bindet regelmäßig wertvolle Zeitkontingente der BezugsbetreuerIn die an anderer Stelle fehlen und auch nicht vergütet werden.

Ihr Nutzen: Import benötigter Vorlagen

  • Exakte Umsetzung benötigter Dokumente
  • Stressfreie, pünktliche und fehlerfreie Übergaben an den Leistungsträger
  • Erstellung von Leistungsdokumentationen per Mausklick
Steigerung der Effizienz

Automatisierte Abrechnungen

Lästige Exceltabellen, unübersichtliche Zettelwirtschaft und verwirrende Richtlinien: Das haben viele Verwaltungsmitarbeiter im Kopf, wenn sie an ihre Abrechnungen denken. Dabei könnte doch alles so viel einfacher sein. Basierend auf den Vergütungsvereinbarungen mit den Leitungsträgern und unter Nutzung einer einzigen Datenbasis erstellen Sie bereits am Ersten eines Monats die Abrechnungen für den Vormonat. Hier werden alle abrechnungsrelevanten Betreuungszeiten ebenso abgerufen wie zu berücksichtigende Abwesenheiten. Wie die Abrechnungen aussehen und welche Inhalte Sie darstellen bestimmen Sie.

Übrigens !

Monitor Ps erstellt für Sie selbstverständlich nicht nur Abrechnungen gegenüber den Leistungsträgern, sondern setzt die erbrachten Betreuungszeiten ebenso in Personalabrechnungen um.

Ihr Nutzen: Cash flow optimieren

  • Zeitnahe Abrechnung erbrachter Leistungen
  • Vorbereitet auf viel mehr Kreditoren durch das BTHG (Bundesteilhabegesetz ab 2020)
  • Nutzung vollständig CI (Corporate Identity) konformer Dokumente
Vergessen Sie 'vergessen'

Vergiss mich nicht

In kaum einem anderen Berufsfeld sind selbst bei bester Planung Tagesverläufe so unvorhersehbar wie in sozialtherapeutischen Einrichtungen - hier wird mit Menschen gearbeitet. Genau deshalb bietet Monitor Ps einen Bereich an, in dem neben klientenbezogenen Erinnerungen ganz allgemeine 'Denkzettel' hinterlegt werden können. Jeder/m Mitarbeiter/in werden die für sie/ihn bestimmten Erinnerungen so lange angezeigt bis sie erledigt sind. Verpasste Fristen können für die betreuten Klienten oder die Einrichtung zu erheblichen Konsequenzen führen.

Durch die konsequente Erinnerung an Termine und Fälligkeiten gehört 'Vergessen' ab sofort der Vergangenheit an.

Ihr Nutzen: Entspannte Atmosphäre

  • Der Arbeitsalltag kann entspannt gestaltet werden
  • Wichtiges zuerst erledigen und gleichzeitig Luft für erwartbar Unerwartetes haben
  • Die Arbeit macht Spaß
Aktive Überwachung und Beeinflussung der Betreuung

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist viel mehr als einfache Verwaltung und Ablage von Verträgen. Es unterscheidet sich von einer einfachen Vertragsverwaltung im Wesentlichen dadurch, dass es Vertragsdaten zur aktiven Überwachung und Beeinflussung nutzbar macht. In vielen Unternehmen ohne ein „echtes“ Vertragsmanagement wird dies mithilfe von Auswertungen in Excel oder kleinen Individualentwicklungen durchgeführt – doch umfangreiche Analysen und Reportings sind hiermit kaum oder nur mit einem großen Aufwand möglich.

Mit Monitor Ps können Sie als Verantwortlicher ad hoc sagen, wie viele Klienten gerade betreut werden, wie viele Verträge wann auslaufen, welches Betreuungspotential durch Kostenzusagen zugesichert ist, welche Potentiale ausgeschöpft und welche noch verfügbar sind - das alles per Knopfdruck und falls gewünscht für jeden betreuten Klienten.

Ihr Nutzen: Betriebswirtschaftliche Basisinformationen

  • Jederzeit verfügbare Controlling- und Managementinformationen
  • Aktuelle Belegungsstatistiken
  • Einfaches überwachen von Aufgaben, Terminen und Fristen
Sensible Daten sicher verwahren

Dokumentenmanagement

In jeder Einrichtung existiert eine Vielzahl unterschiedlichster klientenbezogener elektronisch gespeicherter Dokumente. Tatsächlich war es 'früher' relativ einfach ein 'geheimes' Dokument zu schützen - es wurde an einem sicheren Ort verwahrt. Doch elektronische Dateien wie Word-Dokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen und Bilder sind nicht so einfach zu sichern. In Monitor Ps finden Sie deshalb einen Bereich in dem alle anfallenden klientenbezogenen elektronischen Dokumente sicher und zentral abgelegt werden können.

Der Zugriff auf die hinterlegten Dokumente kann sehr individuell für jede/n MitarbeiterIn festgelegt werden. So erhält jede/r MitarbeiterIn die für die tägliche Arbeit notwendigen Berechtigungen und gleichzeitig werden den bestehenden Datenschutzanforderungen entsprochen.

Ihr Nutzen: Sicheres und zentrale Datenmanagment

  • Einhaltung bestehender Datenschutzvorschriften
  • Jederzeit verfügbarer Zugriff auf Dokumente
  • Speicherung aller Dateiformate
Datenaustausch mit anderen Programmen

Schnittstellen

Zur reibungslosen Datenübergabe an andere Programme (Finanz-, Personal- und Lohnbuchhaltung) stellt Monitor Ps elektronische Schnittstellen zur Verfügung. Unabhängig vom betreffenden Programm an das Daten übertragen werden soll, wird jede Schnittstelle von uns kundenspezifisch angepasst und konfiguriert. Wir benötigen lediglich eine vom Hersteller erstellte Schnittstellenbeschreibung (Aufbau und Beschreibung der Daten) alles Weitere erledigen wir dann.

In jedem Fall werden genau die Daten übergeben die Sie benötigen. Der Ausbau des von Ihnen gewünschten Kennzahlen und Kostenstellen Systems wird durch Monitor Ps vollständig unterstützt.

Ihr Nutzen: So individuell wie Ihr Unternehmen

  • Kundenspezifische Konfiguration
  • Flexibel und anpassbar
  • 100% Ihre Daten
Jederzeit den Überblick behalten

Kalender

Mit Hilfe des Kalenders kann jede/r BezugsbetreuerIn die eignen Termine und die der Klienten perfekt organisieren. Angelehnt an den "look & feel" der Microsoft Office Produkte bietet der Kalender eine Vielzahl von unterschiedlichen Optionen und Funktionen die es jedem Nutzer einfach machen die Terminverwaltung aus jeder denkbaren Perspektive zu betrachten. So stehen dem Nutzer neben dem klassischen Kalender konsolidierte Terminlisten zur Verfügung, die sofort die erledigten und die geplanten Kontakte anzeigen. Selbst hoch komplexe Betreuungszusammenhänge mehrerer Klienten werden sehr anschaulich dargestellt und sind gut visualisiert.

Ihr Nutzen: Perfekt organisierte Mitarbeiter/In

  • Übersichtlich und klar strukturiert
  • Einfach zu bedienen
  • Listen, Übersichten und Statistiken per Mausklick
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